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¿Contabilidad en Excel es legal?

Para llevar la contabilidad de una empresa, negocio o persona natural, además de los lineamientos técnicos de las Normas de Información Financiera, se requiere atender las normas relativas a los libros, comprobantes y soportes de contabilidad. Analizamos si esto es posible mediante el uso de Excel.
El proceso contable, sea de una empresa, negocio o persona natural, abarca un conjunto de elementos necesarios para proporcionar a los usuarios de la información contable el soporte que se requiere para evaluar el rendimiento de las operaciones y para decidir sobre los recursos financieros.
Para garantizar un proceso contable eficiente, la entidad debe cumplir con los requerimientos técnicos de las Normas de Información Financiera respecto al reconocimiento, medición y revelación de los hechos económicos (ver DUR 2420 de 2015).
Adicionalmente, para que la información suministrada por el ente económico sea confiable para los usuarios de los estados financieros, se requiere cumplir con las normas relativas a los libros, comprobantes y soportes de contabilidad que garanticen que las operaciones se registran de acuerdo con la realidad económica y sin alteraciones de ningún tipo.
Una duda recurrente de las entidades y los contadores públicos es determinar si la contabilidad que se lleva mediante hojas de cálculo de Excel cumpliría con los requerimientos antes expuestos. El objetivo de este análisis es responder esta inquietud a la luz de la orientación que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– expuso en el Concepto 991 de 2 de noviembre de 2018, en el cual abordó el tema.
¿Qué dice la normatividad al respecto? En primer lugar, señala el CTCP que es necesario consultar las normas relacionadas con los libros, comprobantes y soportes de contabilidad. El artículo 128 del Decreto 2649 de 1993 (decreto que continua vigente para los asuntos relacionados con los libros, comprobantes y soportes de contabilidad) señala lo siguiente respecto a la forma en que se deben llevar los libros:
“Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradora, contabilizadoras, computadores o similares (…)”
Como puede observarse, el citado artículo permite que la contabilidad se lleve de forma manual o mecánica. Asimismo, cuando la contabilidad se lleve de forma mecánica, la norma en cuestión no precisa si se debe hacer por medio de un software contable o por medio de hojas de cálculo de Excel, por lo cual esta decisión queda a elección de cada entidad.
Lo que es necesario, de acuerdo con el CTCP, es que la entidad se asegure de que en cualquier medio que elija (software contable o Excel) pueda cumplir con la totalidad de las normas relacionadas con la contabilidad, los libros y comprobantes de contabilidad. Para lo anterior, la entidad también deberá observar los aspectos relacionados con el control interno de la información contable y financiera.

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